Asbjørn Vollmer Jeppesen
Head of legal
Global Mobility Visa – Ein allgemeiner Leitfaden
Visaanträge für temporäre Einsätze: Ein allgemeiner Leitfaden für Projektmanager
Es gab eine Zeit, in der das Visaverfahren nahezu mühelos schien – eine Phase mit nur wenigen administrativen Hürden. Auch wenn diese Einfachheit der Vergangenheit angehört, bietet dieser Leitfaden Projektmanagern einen allgemeinen Rahmen, um Visaanträge für temporäre Projekteinsätze effizient anzugehen.
Visaverfahren unterscheiden sich stark von Land zu Land. Ob es sich um ein Geschäftsvisum für einen kurzfristigen Besuch oder um eine Arbeitserlaubnis für technische Tätigkeiten vor Ort handelt – dieser Leitfaden dient als allgemeine Orientierung. Nutzen Sie ihn als Ausgangspunkt, um die wichtigsten Schritte zu verstehen, und passen Sie Ihren Ansatz anschließend an die spezifischen Anforderungen des Ziellandes an.
Ermittlung des passenden Visatyps
Der erste Schritt jeder Global-Mobility-Strategie besteht darin, die passende Visakategorie zu bestimmen. Zu den gängigen Optionen zählen:
- Geschäftsvisum: Am besten geeignet für kurzfristige Aufenthalte, Meetings und Standortbesichtigungen.
- Arbeitserlaubnis: Erforderlich, wenn Personal praktische technische oder operative Tätigkeiten ausübt.
- Projektbezogenes Visum: Speziell konzipiert für temporäre Einsätze in Branchen wie Engineering und Bauwesen.
- Unternehmensinternes Transfer-Visum: Für den Einsatz von Mitarbeitenden innerhalb multinationaler Unternehmen.
Viele Länder bieten weitere, sehr spezifische Visaoptionen an. Bei Plant Supervision recherchieren wir stets diese besonderen Visatypen, um die passende Lösung für unser Personal zu finden. Unsere Erfahrung zeigt, dass der Antragsprozess oft verkürzt werden kann, da es weniger Antragsteller für diese speziellen Visa gibt.
Praxis-Tipp:
Bevor Sie den Prozess starten, sollten Sie sich mit Ihrer HR-Abteilung oder einem Global-Mobility-Experten abstimmen, um sicherzustellen, welcher Visatyp am besten zu den Anforderungen Ihres Projekts passt. Diese Vorabprüfung ist entscheidend, da die falsche Kategorie später zu Verzögerungen oder Komplikationen führen kann.
Anpassen von Anwendungen an Projektzeitpläne
Beim Personaleinsatz ist Timing alles. Die Bearbeitungszeiten für Visa können von wenigen Wochen bis zu mehreren Monaten variieren. Schlechte Zeitplanung kann zu kostspieligen Projektverzögerungen führen – deshalb ist es entscheidend, den Visaantragsprozess frühzeitig und abgestimmt in den Gesamtprojektzeitplan zu integrieren.
Praxis-Tipp:
Frühzeitige Einreichung: Reichen Sie Visaanträge deutlich vor dem geplanten Projektstart ein. Berücksichtigen Sie dabei einen zeitlichen Puffer für unerwartete Verzögerungen.
Gültigkeitsprüfung: Stellen Sie sicher, dass die Gültigkeit des Visums den gesamten Zeitraum des Einsatzes abdeckt.
Verlängerungen einplanen: Für Projekte, die sich möglicherweise verlängern, sollten Sie frühzeitig mögliche Visaverlängerungen oder -erneuerungen einplanen.
Zusammentragen der erforderlichen Unterlagen
Ein reibungsloser Visaantrag hängt von einer sorgfältigen Dokumentation ab. Auch wenn die Anforderungen je nach Land unterschiedlich sind, wird in der Regel ein Standardset an Unterlagen benötigt:
Gültiger Reisepass: In der Regel sollte der Reisepass mindestens sechs Monate über den geplanten Aufenthalt hinaus gültig sein.
Arbeitsvertrag oder Einsatzschreiben: Mit klarer Beschreibung des Einsatzumfangs und der Einsatzdauer.
Einladungsschreiben: Ausgestellt vom gastgebenden Unternehmen oder Projektträger, mit Bestätigung der Projektdetails.
Qualifikationsnachweise: Zum Beispiel Zertifikate, Abschlüsse oder interne Bescheinigungen, die die Fachkompetenz des Antragstellers belegen.
Ergänzende Unterlagen: Dazu können Angaben zur Krankenversicherung oder andere Dokumente gehören, die für die jeweilige Visakategorie erforderlich sind.
Praxis-Tipp:
Erstellen Sie eine umfassende Checkliste und überprüfen Sie jedes Dokument sorgfältig vor der Einreichung. Erwägen Sie außerdem die Einrichtung eines digitalen Ordners, der leicht mit Rechts- oder HR-Teams zur Durchsicht geteilt werden kann.
Auf dem Laufenden bleiben bei sich ändernden Visaanforderungen
Auch wenn die oben genannten Schritte einen soliden Rahmen bieten, unterliegen alle Elemente möglichen Änderungen. Visabestimmungen können sich schnell ändern, weshalb es unerlässlich ist, über aktuelle Entwicklungen informiert zu bleiben, die jeden Teil des Prozesses beeinflussen könnten.
Ein Beispiel ist Indonesien, wo sich die Anforderungen an das Passfoto innerhalb eines Monats von blauem auf roten Hintergrund änderten. Solche scheinbar kleinen Änderungen können direkten Einfluss auf die Dokumentation und den Zeitplan des Antragsverfahrens haben.
Praxis-Tipp:
Überprüfen Sie regelmäßig offizielle Einwanderungsquellen, abonnieren Sie Updates von Rechtsexperten und führen Sie in regelmäßigen Abständen interne Audits Ihrer Visaprozesse durch. Dieser Prozess kann besonders herausfordernd sein, wenn Ihre Mitarbeitenden nicht regelmäßig in dieselben Länder oder Regionen entsendet werden. In solchen Fällen kann die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Deployment-Partner die richtige Lösung sein.
Zusammenarbeit mit einem Deployment-Partner
Einwanderungsgesetze und -vorschriften sind komplex und unterliegen ständigen Veränderungen. Fehler im Antragsverfahren können zu Visumablehnungen oder sogar rechtlichen Problemen führen. Genau hier wird die Expertise von Rechts- und Compliance-Experten besonders wertvoll.
Warum fachkundige Beratung entscheidend ist:
Aktuelle Orientierung: Experten können die neuesten Informationen zu sich ändernden Visabestimmungen bereitstellen.
Vermeidung von Fehlklassifizierungen: Die Wahl des richtigen Visatyps verhindert teure Verzögerungen.
Reibungslose Abwicklung: Rechtsexperten helfen, potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und den gesamten Prozess effizient zu gestalten.
Fazit
Die erfolgreiche Abwicklung von Visaanträgen für Projekteinsätze erfordert sorgfältige Planung, klare Dokumentation und fachkundige Unterstützung. Auch wenn sich die Visaverfahren je nach Land oder sogar Region stark unterscheiden, bietet dieser Leitfaden einen allgemeinen Rahmen, den Projektmanager nutzen können, um den Antragsprozess zu vereinfachen und das Risiko von Verzögerungen zu minimieren.
Durch die Wahl des richtigen Visatyps, die Abstimmung der Anträge mit dem Projektzeitplan, das Zusammenstellen der erforderlichen Unterlagen und die Einbindung juristischer Experten können Sie einen reibungsloseren internationalen Einsatz Ihres Teams sicherstellen.
