Asbjørn Vollmer Jeppesen
Head of Legal
Das neue EU-Ein- und Ausreisesystem (EES): Was Projektleiter und Führungskräfte wissen müssen, bevor sie Personal in den Schengen-Raum entsenden
Ab Oktober 2025 beginnt die EU mit der schrittweisen Einführung des digitalen Ein- und Ausreisesystem (EES), das die Passstempel ersetzt – mit vollständigem Betrieb an den Außengrenzen des Schengen-Raums bis zum 10. April 2026. Für Unternehmen, die Ingenieure, Supervisoren, reisende Techniker oder Projektteams in Europa einsetzen, beseitigt das EES die bisherigen Grauzonen bei Kurzaufenthalten und macht Aufenthaltsüberschreitungen automatisch erkennbar.
Kurz erklärt: Was ist das EES?
- Das EES erfasst digital die Reisedokumente, Ein- und Ausreisedaten sowie biometrischen Merkmale (Foto + Fingerabdrücke bei der ersten Erfassung) von Drittstaatsangehörigen, die in den Schengen-Raum einreisen. Folgekontrollen können per Gesichtserkennung erfolgen.
- Die Einführung erfolgt schrittweise ab Oktober 2025 – mit vollständigem Betrieb an den Außengrenzen des Schengen-Raums ab dem 10. April 2026.
- Die Daten werden 3 Jahre lang gespeichert – bei Überziehungen der Aufenthaltsdauer sogar bis zu 5 Jahre – und sind für Grenz- und Visabehörden einsehbar.
Warum das für Unternehmen mit Auslandseinsätzen wichtig ist:
- Automatische Erkennung von Überziehungen. Das System berechnet zentral die 90-Tage-Regel innerhalb von 180 Tagen – und macht Überschreitungen sofort sichtbar. Konsequenzen können Geldstrafen, Einreisesperren oder Visaverweigerungen bei späteren Einsätzen sein.
- Langfristige Sichtbarkeit der Reisedaten. uch kurze oder unbeabsichtigte Überschreitungen bleiben gespeichert und können zukünftige Einsätze behindern – mit Auswirkungen auf die Projektplanung.
- Operative Risiken und Reputationsschäden. Wird ein Mitarbeitender bei der Einreise abgewiesen, drohen Verzögerungen, Ersatzkosten und Probleme mit Kunden oder Partnern.
Was Unternehmen jetzt tun sollten – praktische Checkliste:
- Schengen-Tage pro Mitarbeitendem im Blick behalten. Verwenden Sie einen 90/180-Tage-Tracker (z. B. Excel oder HR-System) mit automatischen Warnungen ab 75–80 Tagen.
- Pufferzeiten in Einsatzpläne einbauen. Vermeiden Sie aufeinanderfolgende Kurzaufenthalte, die gemeinsam das Limit überschreiten.
- Für Notfälle planen: Lokale Rechtsberatung, Budget für Rückreisen oder Bußgelder sowie ein Ersatzplan für Schlüsselrollen sollten vorhanden sein.
Sie möchten Einsatzpläne mit der 90/180-Regel abgleichen oder einen Compliance-Workflow für Ihr Projektteam entwickeln?
