Asbjørn Vollmer Jeppesen
Head of legal
Global mobility visa guide
Visumansøgning ved midlertidige udstationeringer: En generel guide til projektledere- og managers
Der var engang, hvor visumprocessen var simple, med få administrative barrierer. Selvom den tid er forbi, så vil du med denne guide kunne få overblik over, hvordan man griber visumansøgninger an i forbindelse med midlertidige udstationeringer.
Visumprocedurer varierer betydeligt fra land til land. Uanset om du søger om et forretningsvisum til et kort ophold eller en arbejdstilladelse til praktiske og tekniske opgaver, er det vigtigt at se denne guide som et udgangspunkt. Brug den til at forstå de vigtigste trin – og tilpas derefter din tilgang efter kravene i projektlandet.
Identificér den rette visumtype
Det første skridt i enhver visum proces er at identificere det korrekte visum. De mest almindelige muligheder er:
- Forretningsvisum: Velegnet til kortvarige ophold, møder og inspektion af projektsteder.
- Arbejdstilladelse: Påkrævet, hvis medarbejderen skal udføre praktiske, tekniske eller operationelle opgaver.
- Projektbaseret visum: Udviklet specifikt til midlertidige opgaver i brancher som ingeniørarbejde og byggeri.
- Intra-koncern transfer visum: Anvendes til at flytte medarbejdere internt i multinationale virksomheder.
Mange lande tilbyder derudover særlige og mere målrettede visumtyper. Hos Plant Supervision undersøger vi altid disse muligheder grundigt for at finde den bedst egnede løsning til vores medarbejdere. Vores erfaring viser, at visse visumtyper har kortere behandlingstid, netop fordi der er færre ansøgere.
Konkret råd:
Inden du igangsætter visa processen, bør du rådføre dig med HR-afdelingen eller en global mobility specialist for at sikre, at du vælger den visum type, der bedst matcher jeres behov. Dette indledende tjek er afgørende, da den forkerte kategori kan føre til forsinkelser og komplikationer senere i forløbet.
Tilpas ansøgningen til projektets tidslinje
Behandlingstiden for visum kan variere fra få uger til flere måneder. Dårlig planlægning kan føre til dyre projektforsinkelser, så det er afgørende at integrere visumansøgningen som en fast del af din overordnede projektplan.
Konkret råd:
Tidlig indsendelse: Indsend visumansøgninger i god tid før projektets opstart. Husk at lægge ekstra buffer ind til uforudsete forsinkelser.
Tjek gyldigheden: Sikr, at visummet dækker hele perioden for udsendelsen.
Tag højde for forlængelser: Hvis projektet potentielt kan trække ud, så vær på forkant med muligheden for visumforlængelser.
Indsamling af nødvendige dokumenter
En gnidningsfri visumansøgning kræver grundig og korrekt dokumentation. Selvom kravene varierer fra land til land, er der typisk en række standarddokumenter, der skal med:
Gyldigt pas: Passet bør som minimum være gyldigt i mindst seks måneder efter planlagt hjemrejse.
Ansættelseskontrakt eller assignment letter: Skal tydeligt beskrive opgavens omfang og varighed.
Invitationsbrev: Udstedes af værtsvirksomheden eller projektets ejere og bekræfter projektets detaljer.
Dokumentation af kvalifikationer: Eksempelvis certifikater, eksamensbeviser eller interne godkendelser, der bekræfter ansøgerens kompetencer.
Supplerende dokumentation: Dette kan omfatte oplysninger om sundhedsforsikring eller andre dokumenter, der kræves for den specifikke visumtype.
Konkret råd:
Udarbejd en tjekliste og dobbelttjek alle dokumenter inden indsendelse. Opret gerne en digital mappe, der nemt kan deles med HR- eller legal afdelingen til gennemgang.
Hold dig opdateret på ændringer i visumkrav
Selvom ovenstående trin giver et solidt udgangspunkt, er det vigtigt at huske, at visumregler ofte ændres. Derfor er det afgørende løbende at holde sig opdateret om nye krav, der kan påvirke processen.
Et eksempel er Indonesien, hvor kravet til pasfotos skiftede fra blå til rød baggrund fra den ene måned til den næste. Sådanne små ændringer kan have direkte indflydelse på både dokumentation og tidsplan.
Konkret råd:
Gennemgå jævnligt officielle immigrationskilder, tilmeld dig opdateringer fra eksperter, og lav interne audits af jeres visum procedurer med jævne mellemrum. Det kan være en udfordrende proces – især hvis I ikke ofte udsender medarbejdere til de samme lande eller regioner. I sådanne tilfælde kan det være en stor fordel at benytte en ekstern global moblity partner.
Brug af en global mobility partner
Immigrationslovgivning og regler er komplekse og under konstant forandring. Fejl i ansøgningsprocessen kan føre til afviste visum eller i værste fald juridiske udfordringer. Her kan ekspertise fra compliance eksperter være essentiel.
Derfor er ekspert viden vigtig:
Opdateret vejledning: Specialister kan give den nyeste viden om ændringer i visumkrav.
Undgå forkerte fejlkvalificering: Ansøgning om den forkerte visumtype kan medføre dyre forsinkelser.
Effektiv proces: Mobility eksperter hjælper med at forudse udfordringer og gør processen mere strømlinet.
Konklusion
At navigere i visumansøgningsprocessen for projektudsendelser kræver grundig planlægning, korrekt dokumentation og kvalificeret vejledning. Selvom visumkrav varierer meget fra land til land – og endda fra region til region – giver denne guide et generelt overblik, som projektledere kan bruge til at forenkle processen og minimere risikoen for forsinkelser.
Ved at identificere den rette visumtype, tilpasse ansøgningen til projektets tidsplan, samle den nødvendige dokumentation og inddrage juridiske eksperter, kan du sikre en mere gnidningsfri international udsendelse af jeres medarbejdere.
